Pendant longtemps, Barilla a considéré l’informatique et ses départements comme un centre de coûts. “ Nous n’avions aucune méthode particulière pour l’allocation des dépenses, l’un de nos défis principaux était de structurer notre gestion financière de l’informatique dont la facture devenait de plus en plus importante d’année en année ”, explique Simone Lonoce, directeur de la stratégie, des performances et des capacités informatiques. Pour faire face à ces nouveaux défis, en 2017, une première initiative est mise en place : un processus de refacturation. “ Mais nos efforts n'ont pas été à la hauteur de nos attentes. Nous nous sommes rapidement rendu compte que nous ne disposions pas de l’ensemble des outils nécessaires pour y parvenir ”, affirme-t-il. Le besoin d’un logiciel de gestion financière pour accroître la visibilité et le contrôle des dépenses informatiques dans l'ensemble de l'organisation s’est imposé. C'est pourquoi l'entreprise a mis en place la solution proposée par la société Apptio , une société américaine qui développe des logiciels de gestion d'entreprise en tant qu'applications de service.
Une vision plus claire des coûts informatiques
L’adoption de cette solution externe a contribué à mieux gérer les coûts opérationnels, identifier les domaines dans lesquels les dépenses peuvent être optimisées et simplifier les calculs et analyses. C’est également répondre aux questions les plus stratégiques concernant les investissements , accélérer les processus de budgétisation et de prévision. " En choisissant Apptio, notre objectif était très clair : tirer parti de leurs outils pour améliorer notre communication avec les métiers et identifier les opportunités dans l’ensemble de l’entreprise ", continue le directeur de la stratégie.
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Premier bénéfice de la solution, la mise en lumière des erreurs dans la classification des coûts , des processus d'acquisition de services informatiques et la comptabilisation des dépenses.
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Le deuxième avantage de la solution est de révéler des coûts informatiques jusque-là cachés (ce qu’on appelle le Shadow IT). Les applications redondantes dans l'organisation ont été mise à jour.
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Dernier point, apporter la réponse au besoin d'une vue à la fois globale et granulaire des dépenses , avec de multiples fournisseurs et entités de production.
Des économies réalisées depuis juin 2021
La capacité de réponse à des questions ponctuelles concernant les coûts est 95 % plus rapide avec l’outil Apptio. Cet également une planification plus agile à 75 %. " Je suis certain qu’optimiser la gestion de nos dépenses informatiques va devenir un enjeu majeur lié au développement et à la croissance mondiale de Barilla ”, conclut Simone Lonoce.
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